Comment Trier ses Mails ? Conseils d’une Home Organiser

Je suis sûre que vous la connaissez tous cette petite pastille rouge ? Oui, celle qui s'affiche sur votre téléphone, avec à l'intérieur le chiffre fatal. Parfois c'est 3, mais parfois ça peut monter jusqu'à 1000 ou 2000. J'ai même déjà vu des pastilles avec écrit 7800 dessus. Alors c'est sûr, quand on a 7800 mails non lus dans sa boîte mail, il y a un peu de travail. Rassurez-vous, dans cet article je vais vous expliquer comment trier ses mails, au fur et à mesure, et comment dire f*** à ces petites pastilles de notification qui nous harcèlent.
 

Faire des catégories :

Voici mon premier conseil : répartir ses mails dans des dossiers. Et oui, comme pour les papiers, les mails ont besoin de catégories. Alors si vous avez plusieurs boîtes mail, une professionnelle et une personnelle, je vous conseille de commencer par la personnelle, en général elle est moins chargée.

Si vous avez plus de deux adresses e-mail, je pense qu'il serait intéressant d'en éliminer une. L'adresse mail spécial SPAM peut paraître une bonne idée au départ, mais vous risquez de rapidement vous y perdre - et certains mails avec. Alors 2 boîtes mail max, trop de boites mails… je vous laisse deviner la suite ;-)

Pour les catégories c'est très simple, il y en a 2 : 
  • À traiter 
  • En cours
Dans "À traiter" : mettez tous les e-mails qui impliquent une action de votre part, comme une réponse, un appel, un envoi de dossier, etc.
Dans "En cours" : mettez tous les mails qui sont en attente. Vous n'avez pas d'action à faire, mais vous attendez une réponse. C'est un dossier qui justement est en cours et que vous ne pouvez pas archiver pour le moment. Bien sûr dans la catégorie en cours il peut y avoir des sous-catégories, “en cours pro”, ‘en cours perso”, “en cours enfants”… Mais essayez de ne pas faire trop de sous-catégories, car vous aurez tendance à vous éparpiller.
 
À lire sur le même thème | L’art de s’organiser ; Organiser ses papiers

 

Comment trier ses mails ? Y consacrer quelques minutes par jour

Comme on est tous un petit peu toqué avec notre téléphone, on peut avoir tendance à checker ses mails 56 fois dans la journée. Rassurez-moi, vous le faites aussi hein ?? 
Alors mon conseil pour éviter de vous épuiser et d'être efficace, c'est de consulter ses mails une fois le matin une fois le soir. Inutile d’aller vérifier toutes les 10 minutes. À moins d’attendre LE mail super important, ça peut bien attendre un petit peu. Donnez-vous des moments dans la journée, dédiés, durant lesquels vous vous y consacrez pleinement.

Ensuite soit vous avez le temps et vous pouvez traiter tout ce qu'il y a à traiter. Soit vous mettez les mails dans les bonnes catégories et vous y reviendrez le soir, ou plus tard quand vous aurez le temps. Ainsi, vous pouvez avoir votre boîte mail principale vide. Vous verrez, c'est très agréable et ça évite le stress.
 

Enlever les notifications

Et oui comme je le disais, on est souvent harcelé par les notifications. D'ailleurs au quotidien on est sollicité non-stop : que ce soit par le téléphone, les mails, les publicités dans la rue, le courrier, les enfants, etc. Ma vie a changé le jour où j'ai enlevé les notifications de mails de mon téléphone ! (Enfin presque, parce qu'en vrai je suis toquée des mails, mais je me soigne je vous promets.)

Je suis sûre que ça ne va pas vous empêcher d'aller vérifier vos e-mails 56 fois par jour, mais ça va sûrement vous aider à ralentir. Car si vous vous tenez vraiment à l'astuce de regarder vos mails une fois le matin une fois le soir, vous n'avez pas besoin d'activer vos notifications. Car finalement, il n'y a généralement rien de vraiment très urgent à traiter. Ça peut attendre le lendemain ou la fin de journée. Vous ne pensez pas ? 
 

Au secours : j'ai une pastille rouge avec écrit 78546

Alors dans un cas extrême comme celui-là, comment trier ses mails ? Pas de panique, c’est tout à fait faisable ! 

Pour ceux qui ont une pastille avec plus de 7000 mails à lire, je vous conseille de vous atteler au tri dans les moments où vous ne pouvez rien faire d'autre. Comme dans les transports, ou devant votre télé, par exemple. Vous prenez 10 minutes à chaque fois et vous supprimez tous vos mails en commençant par la fin. Vous pouvez aussi utiliser des applications comme Clean Fox qui suppriment les spams et vous désabonne.
Partez du principe que les mails que vous n'avez pas lu depuis des mois ne sont pas urgent et ne vous manqueront pas.
 

En bref

Bien sûr c'est aussi le travail d'une coach en rangement de vous aider à faire le tri dans vos mails. On oublie souvent de trier ses papiers numériques car on ne les voit pas, ils ne prennent pas de place, mais finalement ils prennent de la place dans notre cerveau, et surtout, tout ce stockage inutile pollue la planète (cf cet article de Grizzlead). 

Et vous, est-ce que vos mails sont toujours bien rangés ? Prêt.e.s pour faire le tri ? 

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